Page content

Hoe organiseer ik een goede opening?

U bent trots op uw nieuwe pand, renovatie of verhuizing en wilt dit graag vieren. Het liefste met zoveel mogelijk mensen, want? iedereen mag het weten. Waar begin je? En wat is belangrijk?

Onze onderstaande tips helpen u wellicht met het succesvol organiseren van een opening.

U kunt onderstaande stappenplan hanteren:

  1. Ga eens samenzitten met het personeel of een aantal van uw medewerkers. Laat weten dat u een evenement wilt organiseren en vraag om feedback en input. U zult verbaasd staan over de reacties en creativiteit van uw medewerkers. Schrijf alles op wat zij aankaarten en laat het even bezinken.
  2. Als u de input van uw medewerkers heeft vergaard, is het tijd om na te denken over de invulling.Hou daarbij ook rekening met het volgende:
  •  tijd van het jaar? (houdt u het evenement binnen of buiten)
  •  wie wil ik uitnodigen?
  •  (personeel met partners, pers, zakenrelaties). Zodra hier duidelijkheid over is, weet u de doelgroep. Een invulling voor 16-jarigen is beduidend anders dan een evenement voor uw zakelijke gasten.
  •  wat wilt u nog meer bereiken? (het laten zien van uw pand is natuurlijk fantastisch en de eerste insteek) Wellicht kunt u de gelegenheid aangrijpen om ook iets anders te communiceren naar uw gasten (nieuw product, toekomstvisie)
  • is er een bekend iemand aanwezig om de daadwerkelijke opening te verzorgen? Denk aan de burgemeester, wethouder, een BN-er, een ambassadeur van uw merk. Zorg dat u tijdig nadenkt over deze persoon en de invulling daarbij. Veelal heeft u te maken met een reserveringstermijn van een aantal maanden.

Bekijk onderstaand voorbeeld van de opening van de grootste H&M van Nederland:

https://www.youtube.com/watch?v=WI14TJ4fOqI

  1. Dan is het zover. De bovenstaande punten zijn geregeld. Nu nog origineel en verrassend zijn. Wij hebben daarvoor maar 1 tip voor u:

 zorg ervoor dat u zoveel mogelijk zintuigen prikkelt met uw opening!

Het kan niet origineel genoeg zijn. Denkt u aan:

  • vuurwerk (denk aan vergunningen)
  • uw gebouw ingepakt met een grote rode strik of daadwerkelijk inpakpapier. Er zijn bedrijven die dit verzorgen, kijk eens op: www.strikxl.nl. Zij pakken hele gebouwen in en zorgen ook nog eens voor een mooie strik eromheen. Afbeeldingsresultaat voor ingepakt gebouw
  • muzikale omlijsting. Een combo-bandje bij de ingang of een braziliaanse drumband vanwege het mooie weer. Muziek werkt altijd en zorgt voor een positieve sfeer.
  • een spreekstalmeester of presentator kan uw evenement in goede banen leiden. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt tijdens de opening en praat alle verschillende onderdelen aan elkaar.
  • geef de bezoekers iets mee als herinnering. Dit zorgt voor een positieve beleving en mensen denken nog een terug aan de leuke opening.

Hieronder nog wat voorbeelden of suggesties die u kunt gebruiken voor uw opening:

  1. Zodra al het bovenstaande concreet is moet u natuurlijk niet de uitnodigingen vergeten. Ook hiervoor zijn diverse tips en tricks om de uitnodiging zo verrassend mogelijk te maken. Denk aan een thema. Wellicht krijgt de uitnodiging hetzelfde thema als uw nieuwe gebouw? Ook werkt een aparte website altijd goed waar mensen zich kunnen aanmelden en alvast in de sfeer kunnen komen. Bovendien heeft u dan de beschikking over de gegevens en weet u wie u wel of niet kunt verwachten.
  2. Denkt u ook aan een goede cateraar? U wilt toch niet dat er rondslingerende etensresten of rommel in uw gloednieuwe bedrijfspand te vinden is?
  3. Vergeet niet op tijd eventuele vergunningen aan te vragen en denk ook aan de veiligheid van de bezoekers. Een EHBO-er is ook geen overbodige luxe. Er mag immers niets misgaan en u moet overal rekening mee houden.
  4. Een belangrijk ingredient van de opening is het daadwerkelijke entertainment. Dit zorgt immers voor de positieve beleving en u kunt er een bepaalde sfeer mee neer zetten.

Entertainment tijdens openingsact

Ook entertainment kan natuurlijk niet ontbreken. Wat dacht u van een complete dansgroep of een zangeres die een speciaal lied zingt wat voor u op maat gemaakt is. Of een acrobate die in stijl van uw gebouw afdaalt?

Laat u het ons weten wat u wilt? Wij hebben diverse presentatoren, stand-up comedians en artiesten in ons netwerk. Ook de technische faciliteiten kunnen wij voor u verzorgen.

Dan… het evenement zelf.

De opening.

Waar moet je rekening mee houden?

  1. Zorg voor goede instructie van het personeel. Een opening moet een feestje zijn voor iedereen. Aangezien het personeel het visitiekaartje is moeten zij dit ook zeker uitstralen. Zorg er dus voor dat iedereen goed op de hoogte is van het programma en dit ook naar de gasten toe kan communiceren.
  2. Nodigt u de pers uit? Hier vindt u tips voor een perfect persbericht en waar u rekening mee moet houden.

Hieronder een filmpje van Apple in China waarbij je kunt zien dat het personeel een belangrijk steentje bijdraagt aan een succesvolle opening.

https://www.youtube.com/watch?v=L9bq33sbYsc

  1. Zorg overall voor een feestelijke uitstraling. Loop nog eens rondje om te kijken of alles (zover mogelijk) spic-en-span is. Zoniet, zorg voor de laatste puntjes op de i.
  2. Een belangrijke tip tijdens de opening is om ervoor te zorgen dat de mensen blijven hangen na de daadwerkelijke openingsact. Dit is namelijk de ultieme manier om te netwerken en een relatie verder uit te bouwen.